Desde hace años, las organizaciones se encuentran buscando maneras de flexibilizar y facilitar el acceso remoto a los sistemas de información para sus colaboradores. Varios motivos impulsaron a empresas e instituciones para abrir un espacio que ha roto con la cultura tradicional de asistir al trabajo de manera presencial.
Costos, flexibilidad y eficiencia entre otros, han sido las razones que llevaron a las empresas a habilitar total o parcialmente una opción de teletrabajo. Así lo evidencia un estudio de HBR reveló que para 2018 43% de las compañías en Norteamérica habían incursionado en proyectos de teletrabajo para al menos una porción de su población y 57% lo tenían dentro de sus planes para los próximos 3 años.
La coyuntura actual enmarcada en la pandemia de COVID-19 ha forzado a las empresas a ampliar, a acelerar y en algunos casos más críticos -para quienes lo desestimaron en el pasado- a iniciar procesos de activación para algo que no estaba contemplado: el teletrabajo se ha vuelto nuestra nueva cotidianidad. Esto ha generado enormes retos para las organizaciones y sus líderes.
En general, el negocio enfrenta diversas clases de retos para llevar este proceso de la manera más fluida posible, en el que hay que tomar en cuenta una perspectiva tecnológica operacional, sus implicaciones financieras y el impacto social y cultural en la organización. Y si bien la tecnología es en la mayoría de los casos el habilitador principal para acceder al trabajo de manera remota, existen retos de accesibilidad, seguridad y desempeño que se deben contemplar y enfrentar para ser más efectivos en la implementación de iniciativas de esta índole.
A pesar de que el concepto de movilidad ha influenciado los diseños de los sistemas de información a partir de mediados de la década del 2000, las empresas de nuestra región aún cuentan con muchos sistemas legados que no contemplaban este escenario.
Algunos rediseños de arquitectura y funcionalidad deben ajustarse y ello implica nuevas inversiones en: dispositivos, conectividad, infraestructura, soluciones orientadas a la nube, licenciamiento y suscripciones, implementación e incluso en desarrollar nuevas habilidades y roles del staff de la organización.
Una vez la accesibilidad se haya resuelto, surge el principal obstáculo para este tipo de proyectos con anterioridad: la seguridad de la información.
En la encuesta anual hecha globalmente por IDC a directores de tecnología, en los últimos 7 años, la seguridad ha ocupado en el peor de los casos la segunda casilla dentro de las preocupaciones de quienes lideran el área de tecnología en las empresas.
Esto pone de manifiesto que los diversos elementos que conforman la cadena de la información deben ser cubiertos por una estrategia. Desde el dispositivo del usuario, pasando por sus enlaces de comunicaciones y llegando hasta los mismos sistemas de información y sus diferentes elementos. ¿Por qué? Una pérdida de información conlleva consecuencias operacionales, de reputación e incluso impactos legales que ninguna empresa quiere afrontar.
El tercer aspecto desde la perspectiva tecnológica está relacionado al desempeño y la experiencia del usuario. Estamos experimentando un incremento sustancial de colaboradores que necesitan trabajar de forma remota. Y ya las empresas no pueden dotar a todos y cada uno de sus colaboradores con dispositivos móviles homologados y seguros, y mucho menos garantizar la calidad de los accesos a Internet desde sus casas.
Cada persona accede de la manera que puede y esto implica que, de nuevo, se ajusten las plataformas para que la funcionalidad que el usuario ha experimentado en el pasado no se vea afectada y con esto, no se impacten los objetivos ni la productividad esperada.
Ahora bien, la implementación del teletrabajo no solo está resolviendo problemas propios de las circunstancias actuales, está preparando a las organizaciones para el futuro. Los beneficios arriba mencionados se suman al interés cada vez mayor de las personas por tener opciones flexibles para realizar sus tareas.
Trabajadores calificados están dispuestos a percibir hasta 8% menos de salario si esto implica la opción del teletrabajo. La proliferación de los dispositivos móviles ha hecho que la línea -en el pasado muy definida- entre vida profesional y vida personal se haga cada vez más borrosa y las culturas organizacionales se deben ajustar a esa nueva realidad.
Desde luego que será diferente realizar algunas tareas cotidianas de corto y mediano plazo, como lo son por ejemplo realizar supervisión presencial y lograr permear la cultura organizacional a nuevos empleados, respectivamente. Pero ahí está también el reto de los líderes de ajustarse y apoyarse en las herramientas disponibles para lograr la mejor retribución sobre las inversiones realizadas y las políticas determinadas.
